Source-to-Contract(S2C)
Von der Bedarfsanalyse bis zum Rahmenvertrag im Bestellsystem: wie der Source-to-Contract-Prozess abläuft, woran er gemessen wird und wo Ausschreibungen und Vertragsabschlüsse Zeit verlieren.
Auch bekannt als: S2C · Source to Contract · Strategic Sourcing · Strategischer Einkauf · Sourcing-to-Contract
Was ist Source-to-Contract?
Source-to-Contract (S2C) ist der End-to-End-Prozess des strategischen Einkaufs, von der Analyse von Bedarf und Ausgaben bis zu einem unterschriebenen Vertrag, aus dem im operativen Einkauf bestellt werden kann. Er umfasst Spend-Analyse und Bedarfsbündelung, die Sourcing-Strategie, Lieferantensuche und -qualifizierung, Ausschreibungen (RFI, RFP, RFQ), Angebotsbewertung und Verhandlung, die Vergabe sowie Erstellung, Freigabe, Unterzeichnung und Pflege des Vertrags. S2C entscheidet, zu welchen Konditionen und mit welchen Lieferanten Purchase-to-Pay später arbeitet.
Startet mit
Ein Bedarf oder eine auslaufende Vereinbarung macht eine Beschaffungsentscheidung nötig.
Endet mit
Der Vertrag ist unterschrieben und im Einkaufssystem als Bezugsquelle für Bestellungen verfügbar.
Typische Phasen
- 1
Bedarf & Spend-Analyse
Ausgaben, Bedarfe der Fachbereiche und auslaufende Verträge werden ausgewertet und zu Warengruppen gebündelt.
- Spend-Analyse
- Bedarf gemeldet
- Sourcing-Projekt angelegt
- 2
Strategie & Lieferantenauswahl
Für die Warengruppe wird eine Sourcing-Strategie festgelegt; mögliche Lieferanten werden gesucht, bewertet und qualifiziert.
- Sourcing-Strategie festgelegt
- Lieferanten recherchiert
- Selbstauskunft angefordert
- Lieferant qualifiziert
- 3
Ausschreibung & Verhandlung
Anfragen werden versendet, Angebote eingeholt, technisch und kaufmännisch bewertet und in einer oder mehreren Runden verhandelt.
- RFx veröffentlicht
- Angebot eingegangen
- Angebot bewertet
- Verhandlungsrunde
- Vergabe entschieden
- 4
Vertragsabschluss
Aus der Vergabe entsteht ein Vertrag, der juristisch geprüft, intern freigegeben und von beiden Seiten unterschrieben wird.
- Vertragsentwurf erstellt
- Rechtliche Prüfung
- Vertrag freigegeben
- Vertrag unterschrieben
- 5
Vertragsbereitstellung & -pflege
Konditionen werden als Rahmenvertrag, Katalog oder Kontrakt im Einkaufssystem hinterlegt und bis zum Ablauf gepflegt, verlängert oder neu ausgeschrieben.
- Kontrakt im ERP angelegt
- Katalog freigeschaltet
- Vertragsänderung
- Ablauf oder Verlängerung
Geschäftsobjekte und Systeme
Diese Objekte hinterlässt der Prozess in den Quellsystemen – mit Zeitstempeln, Verantwortlichen und Beziehungen untereinander.
- Sourcing-Projekt
- Klammer um eine Beschaffungsentscheidung, mit Warengruppe, Verantwortlichen und Zeitplan.
- Lieferant
- Bestehender oder potenzieller Lieferant, mit Qualifizierungsstatus, Selbstauskunft und Bewertung.
- RFx-Ereignis
- Anfrage, Ausschreibung oder Auktion, mit Teilnehmenden, Fristen und Runden.
- Angebot
- Antwort eines Lieferanten auf eine Anfrage, inklusive Versionen aus den Verhandlungsrunden.
- Vertrag
- Vereinbarung mit Konditionen, Laufzeit, Freigaben und Status von Entwurf bis abgelaufen.
- Kontrakt & Katalog
- Die Abbildung des Vertrags im Einkaufssystem, aus der Bestellungen abgerufen werden.
Typische Quellsysteme
- Source-to-Pay-Suiten (z. B. SAP Ariba, Coupa, Jaggaer)
- Lieferantenmanagement und Spend-Analyse
- Vertragsmanagement (z. B. Icertis, DocuSign CLM)
- ERP-Einkauf für Kontrakte und Kataloge (z. B. SAP S/4HANA MM, Microsoft Dynamics 365)
Kennzahlen, die sich messen lassen
- Sourcing Cycle Time
- Zeit vom angelegten Sourcing-Projekt bis zur Vergabe.
- Contract Cycle Time
- Zeit von der Vergabe bis zum unterschriebenen und im System verfügbaren Vertrag.
- Spend under Management
- Anteil der Ausgaben, die über verhandelte Verträge laufen.
- Wettbewerbsquote
- Anteil der Vergaben, denen ein Wettbewerb mit mehreren Angeboten vorausging.
- Auslaufende Verträge ohne Folgeprojekt
- Verträge, deren Ende naht, ohne dass eine Verlängerung oder Neuausschreibung läuft.
Typische Probleme
Der Vertrag ist unterschrieben, aber nicht nutzbar
Zwischen Unterschrift und Kontrakt im ERP vergeht Zeit. Bis dahin bestellen Fachbereiche weiter zu alten Konditionen oder bei anderen Lieferanten.
Ausschreibungen ohne Wettbewerb
Unter Zeitdruck werden Verträge direkt vergeben oder nur mit einem Angebot verhandelt – entgegen der Einkaufsrichtlinie und ohne dokumentierte Begründung.
Freigabeschleifen im Vertragsabschluss
Rechtsabteilung, Fachbereich und Einkauf geben nacheinander frei. Rückfragen schicken den Entwurf zurück an den Anfang, und niemand sieht, wo er gerade liegt.
Verträge laufen unbemerkt aus
Wenn das Vertragsende nicht rechtzeitig eine neue Beschaffung auslöst, verlängern sich Verträge automatisch oder es entsteht eine Lücke ohne gültige Konditionen.
So analysiert Noreja Source-to-Contract
Im strategischen Einkauf hängen viele Objekte aneinander: Ein Sourcing-Projekt führt zu mehreren Ausschreibungsrunden, jede Runde zu Angeboten mehrerer Lieferanten, die Vergabe zu einem oder mehreren Verträgen, und jeder Vertrag später zu Kontrakten und Bestellungen. Ein flacher Eventlog muss eine dieser Ebenen als Fall wählen und verliert den Zusammenhang. Noreja verbindet sie im Event Knowledge Graph – bis hinein in die Bestellungen aus Purchase-to-Pay, sodass sichtbar wird, ob ein verhandelter Vertrag überhaupt genutzt wird.
Einkaufsrichtlinien werden als erwartete Reihenfolge modelliert: Qualifizierung vor Einladung, Wettbewerb vor Vergabe, Freigabe vor Unterschrift, Kontrakt vor der ersten Bestellung. So werden Direktvergaben, übersprungene Freigaben und Verträge, die nie im System ankommen, als konkrete Fälle sichtbar.
Fragen, die Noreja beantwortet
- In welcher Phase verlieren Sourcing-Projekte die meiste Zeit?
- Welche Vergaben kamen ohne Wettbewerb oder ohne vorgesehene Freigabe zustande?
- Wie lange dauert es von der Unterschrift, bis ein Vertrag im Einkaufssystem nutzbar ist?
- Welche Verträge gehen in der Freigabe mehrfach zurück?
- Welche Verträge laufen in den nächsten Monaten aus, ohne dass ein Folgeprojekt läuft?
- Nach welchen Verträgen wird im Purchase-to-Pay tatsächlich bestellt – und wo wird an ihnen vorbei gekauft?
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Häufige Fragen zu Source-to-Contract
Was ist der Source-to-Contract-Prozess?
Source-to-Contract (S2C) ist der End-to-End-Prozess des strategischen Einkaufs, von der Bedarfs- und Spend-Analyse über Lieferantenauswahl, Ausschreibung, Verhandlung und Vergabe bis zum unterschriebenen Vertrag, aus dem im operativen Einkauf bestellt werden kann.
Was ist der Unterschied zwischen Source-to-Contract und Purchase-to-Pay?
Source-to-Contract legt fest, bei wem und zu welchen Konditionen eingekauft wird, und endet mit dem nutzbaren Vertrag. Purchase-to-Pay beginnt dort mit der Bestellanforderung und reicht bis zur Zahlung der Rechnung. Zusammen werden beide Prozesse oft als Source-to-Pay bezeichnet.
Welche KPIs sind im Source-to-Contract wichtig?
Typische Kennzahlen sind Sourcing Cycle Time, Contract Cycle Time, Spend under Management, die Wettbewerbsquote bei Vergaben und auslaufende Verträge ohne Folgeprojekt.
Kann man Process Mining im strategischen Einkauf einsetzen?
Ja. Sourcing-Projekte, Ausschreibungen, Angebote, Freigaben und Verträge hinterlassen Zeitstempel und Statuswechsel in Sourcing- und Vertragsmanagementsystemen. Process Mining zeigt daraus den tatsächlichen Ablauf, Wartezeiten in Freigaben und Abweichungen von der Einkaufsrichtlinie.
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