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Von der Problemanalyse zum ROI in Rekordzeit: Optimierung des Rechnungseingangs mit Noreja und Blumatix

Die digitale Transformation stellt besonders mittelständische Unternehmen vor große Herausforderungen, weil im Gegensatz zu Großunternehmen häufig keine dedizierten Digitalisierungs-Teams oder Fachexperten verfügbar sind, um Themen ganzheitlich und langfristig anzugehen. Dies führt häufig zu silo-artigen und kurzfristig angestoßenen Digitalisierungsmaßnahmen, von denen der Nutzen und die Auswirkungen auf beteiligte Stakeholder im Nachgang nur schwer nachvollziehbar sind.

Ganz speziell in langen Prozessketten (Ende-zu-Ende) wie dem Order-To-Cash oder dem Purchase-To-Pay verbergen sich an unzähligen Stellen Herausforderungen, denn sie sind geprägt von Schnittstellen, Medienbrüchen und manuellen Tätigkeiten. All diese Elemente sind potenzielle Quellen für unterdurchschnittlichen Kunden- und Lieferantenservice, hohe Personalkosten oder ineffizientes Cash-Management im Kontext von Rechnungsstellung und -erfassung.

Bei der Herstellung von Transparenz helfen datengetriebene Ansätze wie Process Mining während drei zentralen Schritten (Abb. 1):

  1. Analysis-To-Cause: Reduktion der Zeit vom Beginn der Prozessanalyse bis hin zur Identifizierung der Problemursache.
  2. Cause-To-Change: Schnellerer und effektiverer Erkenntnisgewinn darüber, wo, wie und warum es optimal wäre, eine Prozessoptimierung durchzuführen.
  3. Change-To-Impact: Gewinnen von Transparenz und Schnelligkeit bei der Bewertung von bereits implementierten Änderungen durch anschließendes kontinuierliches Monitoring.
3 zentrale KPIs für das Geschäftsprozessmanagement

In Kooperation mit Blumatix demonstrieren wir nun anhand eines anonymisierten Beispielfalls, wie schnell sich ein Return-On-Invest einstellen kann. Dabei machen wir ersichtlich, wie sinnvoll eine ganzheitliche Betrachtung der Problematik durch eine Kombination von Prozessanalyse (mit Noreja Process Mining) und Umsetzung eines optimierten Rechnungeingangs (mit BLU DELTA AI) sein kann:

Prozessdashboard Purchase-To-Pay-Prozess

1. Analysis-To-Cause: Ein Blick auf das Dashboard (Abb. 2) für den Purchase-To-Pay Prozess verschafft erste Transparenz:

    • Es werden 15.000 Prozessdurchläufe betrachtet.
    • Zwischen den Aktivitäten „Lieferschein erstellen“ und „Rechnung buchen“ liegen durchschnittlich 13h 18m (mit einer Gesamtdurchlaufzeit des Purchase-To-Pay-Prozesses von 5 Tagen und 9h)
    • Es lässt sich eine hohe Nachbearbeitungsrate von 2,1 bei der Rechnungsbuchung identifizieren.
    • Es gibt 384 Abweichungen vom vorgegebenen Prozessstandard.

Für eine genauere Analyse lohnt sich ein Blick auf die Zeitleiste (Abb. 3). Hier erkennt man die zuvor lediglich in Kennzahlen-Form dargestellte Übergangszeit zwischen „Lieferschein erstellen“ und „Rechnung buchen“ und dessen zeitliche Veränderung. Zwischen den Jahren 2016 und Ende 2018 verschlechterte sich die Laufzeit zwischen diesen beiden Prozessschritten kontinuierlich von 12h 30m auf 14h 35m. Zudem lassen sich saisonale Muster ablesen: Im Januar scheinen starke Laufzeitspitzen zu entstehen; Im Mai lassen sich kurzfristige Rückgänge der Laufzeit beobachten. Um den negativen Entwicklungen entgegenzuwirken sollten gezielte Maßnahmen ergriffen werden.

Purchase-To-Pay-Prozess vor Änderung

2. Cause-To-Change: Die zuvor geschaffene Transparenz zu der Problemursache muss nun in konkrete Optimierungsmaßnahmen überführt werden. Hohe Nachbearbeitungsraten und stetig steigende Laufzeiten lassen auf Ressourcenengpässe im Rechnungswesen (Rechnungseingang, Archivierung, Rechnungsprüfung, Rechnungsfreigabe) schließen. Speziell beim Rechnungseingang entstehen aufgrund von Medienbrüchen zwischen Rechnung und ERP-System hohe manuelle Aufwände, die zudem Fehlerpotential bergen.

Abhilfe kann hier z.B. mit einer KI-gestützten Dokumentenerfassung von Blumatix geschaffen werden (Abb. 4). Deren Lösung erkennt beliebige Merkmale via OCR vollautomatisch und ohne kundenspezifische Konfiguration mit einer Genauigkeit von >95%. Die Modelle sind dabei intelligent und lernen mit jeder neu erfassten Rechnung hinzu.

BLU DELTA AI Workflow

3. Change-To-Impact: Durch ein kontinuierliches Monitoring mittels Process Mining werden die durchgeführten Maßnahmen der OCR/KI-gestützten Lösung von Blumatix messbar. Das Ergebnis zeigt, dass sich die Laufzeiten und Nachbearbeitungsaufwände im Geschäftsprozess durch die Optimierung des Rechnungseingangs stark reduzieren ließen. In unserem konkreten Beispiel reduzierte sich die Gesamtlaufzeit des Prozessschrittes von 14h 35m auf 13h 11m (Abb. 5), was einer Reduktion von 84 Minuten entspricht (da es sich hierbei um Übergangszeiten handelt sind hier Wartezeiten inkludiert). Die Optimierung der Durchlaufzeit hat weitere positive Auswirkungen auf das Unternehmen:

  • Reduktion der Durchlaufzeit senkt Personalkosten und gibt gebundenes Kapital frei.
  • Mitarbeiterentlastung führt zu höherer Motivation und Produktivität.
  • Reduktion regulatorischer Risiken durch weniger absichtliche oder unabsichtliche menschliche Interaktion.
BLU DELTA AI Rechnungseingangsoptimierung

Strategische Partnerschaft mit Ramsauer & Stürmer

Ramsauer & Stürmer Logo

Wir freuen uns sehr mitteilen zu dürfen, dass wir mit Markus Neumayr (CEO von Ramsauer & Stürmer) einen Schlüsselinvestor für Noreja gewinnen konnten! Neben dem rein finanziellen Investment wird Markus bei Noreja eine aktive Rolle als ‚Ecosystem Ambassador‘ einnehmen, in der er unsere bestehende Kooperation mit Ramsauer & Stürmer weiter vertiefen wird.

Unsere Vision ist es, die digitale Transformation aller Ramsauer & Stürmer Kunden mittels Process Mining auf die nächste Stufe zu heben, indem wir es ihnen ermöglichen kritische Ressourcen wie Personal, Finanzen, Kunden und Zulieferer zu optimieren und damit erhebliche Kosten einzusparen.

Die offizielle Verkündung von Ramsauer & Stürmer gibt es hier.

#processintelligence #seedcapital #venturecapital #ramsauerstürmer #noreja #digitaltransformation #processmining

Interessierte Ramsauer & Stürmer Kunden können sich für für ein kostenloses Webinar mit dem Titel “Digitalisierung beschleunigen mit Noreja Process Intelligence für rs2” am 03.03.2022 zwischen 14:00 and 15:00 Uhr mit Prof. Dr. Jan Mendling und Lukas Pfahlsberger anmelden:

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Microsoft for Startups Programm

Wir freuen uns sehr, bekannt geben zu können, dass Noreja in das ‚Microsoft for Startups‘ Programm aufgenommen wurden, welches es uns ermöglicht, unsere Azure-Kompetenzen für unsere SaaS Process Mining Lösung zu erweitern und zu skalieren. Wir sind davon überzeugt, dass dieses Programm uns maßgeblich dabei unterstützen wird unsere Vision zu verwirklichen, sodass auch KMUs mittels Process-Intelligence die digitale Transformation meistern können.

Cloud + Data = Future!

#Microsoft #Azure #ProcessMining #SaaS #ScaleUp

Microsoft for Startups program

Stage Two Nominierung

Wir wurden von der WU Wien nominiert, um bei Stage Two zu pitchen, dem ersten paneuropäischen Startup-Wettbewerb für Early-Stage-Startups. Hinter Stage Two steht ein Netzwerk von mehr als 25 der Top-Universitäten Europas, die der Vision folgen, Top-Universitäten, die Startups von morgen, Branchenführer und VC über Ländergrenzen hinweg zu verbinden. 

Wir sind gespannt und freuen uns darauf, die WU Wien gemeinsam mit Epiclay auf der Stage Two zu vertreten, die am 29. Oktober in Berlin stattfindet.

#stagetwo #startup #berlin #pitchday

Stage Two Nomination

Vorstellung der Noreja Release Roadmap

Wir freuen uns sehr unsere Noreja Release Roadmap vorzustellen: Unsere Releases werden zukünftig nach den 12 höchsten Berggipfeln (aufsteigend) der Steiermark benannt sein. 🏳️‍🌈 🎯

Warum? Weil unser Firmenname Noreja von der keltischen Muttergöttin Noreia abgeleitet ist, die aus Weiheinschriften des Römischen Reiches bekannt ist. Sie wurde als Beschützerin des Bergbaus verehrt und hat ihren Ursprung im Noricum, was der heutigen Steiermark entspricht. Sind die Parallelen erkennbar? 😀

Unser erstes Release Noreja Kogel werden wir in den nächsten Monaten präsentieren. Anschließend werden wir gemäß unseres Slogens “Peak Process Excellence” versuchen mit jedem weiteren Release höher hinauf zu steigen! 💯💯💯

#stroytelling #norejakogel #processmining #realeaseroadmap

Noreja Release Roadmap

Drei zentrale KPIs für das Geschäftsprozessmanagement

Welchen Wert bietet noreja für das Geschäftsprozessmanagement eines Unternehmens? Wir versuchen, es auf drei zentrale KPIs herunterzubrechen, die durch den Einsatz von noreja Process Mining optimiert werden können:

1. Analysis-To-Cause: Reduktion der Zeit vom Beginn der Prozessanalyse bis hin zur Identifizierung der Problemursache. In der Regel können Unternehmen die FTEs für manuelle Tätigkeiten wie die Durchführung von Interviews, das Durchsuchen von Dokumentationen und die Prozessmodellierung massiv reduzieren.

2. Cause-To-Change: Schnellerer und effektiverer Erkenntnisgewinn darüber, wo, wie und warum es optimal wäre, eine Prozessoptimierung durchzuführen.   

3. Change-To-Impact: Gewinnen von Transparenz und Schnelligkeit bei der Bewertung von bereits implementierten Änderungen durch anschließendes kontinuierliches Monitoring. Dies führt zu einer steileren Lernkurve und einer tiefgreifenderen Auswirkung auf die operative Prozessperformance.

#kpi #value-realization #processmining

Noreja als Teil des Entrepreneurship Center Networks: Success Stories

Wir sind nun Teil des Entrepreneurship Center Networks (ECN) und in deren Success-Stories gefeatured. Hier kann man nachlesen, warum wir uns entschieden haben, ein Unternehmen zu gründen, wie sich unser Team gebildet hat sowie einige Do’s und Don’ts aus der Gründungsphase.

Hier geht’s zum Artikel: ECN Success Stories: Noreja Intelligence GmbH

Was ist das ECN:
Das Entrepreneurship Center Network (ECN) ist das interdisziplinäre Entrepreneurship-Netzwerk österreichischer Universitäten und Fachhochschulen. Das ECN fördert und unterstützt unternehmerisches Denken und Handeln und setzt sich für hochschulübergreifende Vernetzung ein. Aktuell zählen wir 24 Hochschulen in unserem Netzwerk.

#ecn #successstories #entrepreneurship

Noreja in ECN Success Stories

Das nächste Level der Prozess-Mining Evolution?

Die Entwicklung der Prozess-Mining-Domäne ist in den letzten Jahren in die immer selbe Richtung gelaufen und hat sich hauptsächlich um die Verwendung von Event-Logs und Directly-Follows-Graphen gedreht. Diese eingeschränkte Perspektive hat dazu geführt, dass eine ganzheitlichere und multidimensionale Analyse der Prozessdaten nicht möglich war.

Die kausalen Zusammenhänge und Objektbeziehungen der Prozessdaten sind erst seit Kurzem in den Fokus der Prozess-Mining-Forschung gerückt und aktuell noch in keinem kommerziellen Tools vorhanden. Daher glauben wir, dass es notwendig ist, Alternativen zu den klassischen Event-Log-basierten Ansätzen zu entwickeln, um Prozess-Mining für die nächste Evolutionsstufe im Zeitalter von Big-Data und der Integration in einen komplexeren Organisationskontext fit zu machen.

Das S-Kurven-Konzept der Innovation verdeutlicht, dass wir uns derzeit am Anfang einer neuen Innovationsstufe befinden, die sich von den klassischen Ansätzen im Prozess-Mining abhebt. Wir bei Noreja wollen mit unserem kausalen Prozess-Mining Ansatz, der auf sog. kausalen-Event-Graphen basiert, ein Treiber für diese Entwicklung sein.

Was ist eure Meinung zu dieser Entwicklung?

#skurve #innovation #kausalesprozessmining #noreja

Wir sind offiziell eine “GmbH”!

Wir sind nun offiziell eine GmbH! 💯 🙌🏼 👌

Ein großes Danke an BRANDL & TALOS und deren Start-Up-Programm Nährboden. Sie haben uns bei der Erstellung des Gesellschaftsvertrages, der notariellen Beglaubigung sowie der Firmenbucheintragung betreut.

Nährboden ist der Name das Start-up-Programms von BRANDL & TALOS, zu dem auch Noreja gehört. BRANDL & TALOS ist eine der führenden Rechtsberatungen in Österreich mit einem breiten Spektrum an Fähigkeiten. Für Start-ups fungieren sie als Sparringspartner für die unterschiedlichsten Herausforderungen auf dem Wachstumspfad – seien es Finanzierungsinitiativen, Hilfe beim Marktzugang, M&A, Aufnahme von Venture Capital, die Suche nach Geschäftspartnern oder ein erfolgreicher Exit.

#gmbh #brandltalos #startup #noreja #processmining 

Prozess-Mining und der Cash Conversion Cycle

Jeder Geschäftsprozess ist eng mit finanziellen Aspekten wie der Kapitalbindung oder den Finanzierungskosten einer Organisation verbunden. Um beide Perspektiven in ihrer Gesamtheit zu verstehen und richtig deuten zu können, ist es wichtig beide Perspektiven in die Analyse zu integrieren, um Vor- und Nachteile abzuwägen.

Zum Beispiel führt die Optimierung des Cash Conversion Cycle durch die Reduzierung der Days of Inventory on Hand zu höherer Liquidität und niedrigeren Finanzierungskosten. Auf der anderen Seite könnte sich dies negativ auf den Purchase-to-Pay-Prozess auswirken, da geringere Lagerbestände zu weniger Flexibilität bei der Bedienung unerwartet großer Kundenaufträge (Nachfragespitzen) führen könnten.

Ein weiteres Beispiel: Ein verlängertes Zahlungsziel bei Kundenaufträgen könnte zu einer höheren Kundenzufriedenheit und damit auch zu einer größeren Bereitschaft führen Bestellmenge oder Bestellhäufigkeit zu erhöhen. Andererseits wirkt es sich negativ auf den Cash Conversion Cycle aus, da es das verfügbare Kapital im Unternehmen verringert welchen ansonsten für alternative Investitionen genutzt hätte werden können.

Noreja Causal Process Mining kann helfen, beide Perspektiven zu verbinden und unterstützt Unternehmen dabei, die richtige Balance zwischen der Optimierung von Geschäftsprozessen auf der einen Seite und der Optimierung der Finanzperspektive auf der anderen Seite zu finden. Gemeinsam mit unserem Partner Ramsauer & Stürmer Software OG können wir diese Analyse durch die Kombination von Daten aus deren rs2-Modulen Einkauf und Verkauf vornehmen.

#kausalesprozessmining #cashconversioncycle #geschäftsprozessmanagement